ARQUIVO CENTRAL

• Assessorar os Arquivos Setoriais na implantação e/ou realização de projetos no âmbito da Gestão Documental;

• Tratar e Realizar a Guarda da Documentação de caráter Permanente;

• Realizar o atendimento das demandas referentes às informações sob a sua custódia aos setores responsáveis e/ou autorizados pela Administração Superior;

• Realizar o recolhimento de forma sistematizada da Documentação acumulada nos Arquivos Setoriais;

• Definir os procedimentos de Gestão Documental para a Instituição;

• Capacitar os responsáveis pelos Arquivos Setoriais e demais envolvidos nas atividades de Gestão Documental;

• Criar e desenvolver ações através da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD

• Estabelecer parcerias com setores relacionados ao desenvolvimento administrativo, tecnológico e histórico do Arquivo Central.

• Cumprir e fazer cumprir a legislação e normas arquivísticas;

• Fixar critérios que assegurem condições adequadas para implantação de serviços automatizados, bem como, criar uma política de mudança de suporte;

• Disciplinar a reprodução e a consulta dos documentos;

• Participar de eventos culturais, pesquisas e programa de interesse para a Instituição;

O Acervo do Arquivo Central é constituído em sua grande maioria por documentos textuais  produzidos e acumulados pelas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade de Cruz Alta, imbuídos de caráter informativo, probatório, legal, jurídico, acadêmico, tecnológico, científico, artístico, cultural e histórico.

Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico, todos os documentos de qualquer tipo, natureza e suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades meio e fim de cada Unidade da Instituição, como produto do exercício de suas funções.   Mantém sob sua custódia, documentos permanentes e documentos semi-ativos (intermediários) oriundos das unidades/órgãos da universidade.

Os Arquivos Setoriais são Unidades responsáveis pelas atividades de Arquivos Corrente (ativos) e Intermediário (semi-ativos), localizados nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central. Os Arquivos Setoriais serão integrados por funcionários responsáveis pelas atividades de arquivos, indicados pelo titular das Unidades Administrativas e Acadêmicas.

Cada Unidade Acadêmica ou Administrativa da Universidade contará com um Arquivo Setorial.

1. Racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
2. Conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;
3. Manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
4. Atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
5. Participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;
6. Elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
7. Elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos);
8. Orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
9. Zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia;
10. Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais;

Obs.:  Manter contato direto com o Arquivo Central, sempre que houver necessidade quanto a procedimentos técnicos de trabalho;

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