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Horários de Atendimento
Das 8h as 11h30min e das 14h as 17h15min

Planejar, coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de documentos da Universidade de Cruz Alta, visando agilizar o acesso às informações produzidas, contribuindo para sua eficiência administrativa e acadêmica; para servir como referência de acesso à informação, prova ou fonte de pesquisa, visando preservar a memória institucional.

  • Assessorar os Arquivos Setoriais na implantação e/ou realização de projetos no âmbito da Gestão Documental;

  • Tratar e Realizar a Guarda da Documentação de caráter Permanente;

  • Realizar o atendimento das demandas referentes às informações sob a sua custódia aos setores responsáveis e/ou autorizados pela Administração Superior;

  • Realizar o recolhimento de forma sistematizada da Documentação acumulada nos Arquivos Setoriais;

  • Definir os procedimentos de Gestão Documental para a Instituição;

  • Capacitar os responsáveis pelos Arquivos Setoriais e demais envolvidos nas atividades de Gestão Documental;

  • Criar e desenvolver ações através da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD

  • Estabelecer parcerias com setores relacionados ao desenvolvimento administrativo, tecnológico e histórico do Arquivo Central.

  • Cumprir e fazer cumprir a legislação e normas arquivísticas;

  • Fixar critérios que assegurem condições adequadas para implantação de serviços automatizados, bem como, criar uma política de mudança de suporte;

  • Disciplinar a reprodução e a consulta dos documentos;

  • Participar de eventos culturais, pesquisas e programa de interesse para a Instituição;

O Acervo do Arquivo Central é constituído em sua grande maioria por documentos textuais  produzidos e acumulados pelas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade de Cruz Alta, imbuídos de caráter informativo, probatório, legal, jurídico, acadêmico, tecnológico, científico, artístico, cultural e histórico.

Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico, todos os documentos de qualquer tipo, natureza e suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades meio e fim de cada Unidade da Instituição, como produto do exercício de suas funções.   Mantém sob sua custódia, documentos permanentes e documentos semi-ativos (intermediários) oriundos das unidades/órgãos da universidade.

Os Arquivos Setoriais são Unidades responsáveis pelas atividades de Arquivos Corrente (ativos) e Intermediário (semi-ativos), localizados nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central. Os Arquivos Setoriais serão integrados por funcionários responsáveis pelas atividades de arquivos, indicados pelo titular das Unidades Administrativas e Acadêmicas.

Cada Unidade Acadêmica ou Administrativa da Universidade contará com um Arquivo Setorial.

  1. Racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
  2. Conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;
  3. Manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
  4. Atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
  5. Participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;
  6. Elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
  7. Elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos);
  8. Orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
  9. Zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia;
  10. Exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais;
Obs.:  Manter contato direto com o Arquivo Central, sempre que houver necessidade quanto a procedimentos técnicos de trabalho;





 

Normas e Procedimentos


Tabela de Temporalidade de Documentos

Formulários


TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS